忘年会幹事失敗!お店選びや会計のスムーズさが重要!

忘年会シーズンもそろそろ終わりではありますが、
今年、失敗だな~と思う忘年会に参加しましたので
こんな事もあったな、と、そんな経験談もどこかで
お役に立てたらな、ということで書き残しておきます(笑)


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忘年会幹事の失敗を学ぼう!

これは私の今年の忘年会経験談です…。
ここまで盛り上がらないのもなかなかないな、と
思ったので、失敗談をご参考までに!

●事前連絡が無い
社内で雑談をしている時に、幹事から忘年会は
何月何日が良いと思うけど、都合はどうか?と軽く
聞かれていたので、何となくその日なのかな?とは
思っていましたが、そこから案内メールなど無く…

結局最後まで案内メールは無く、当日の朝に口頭で
開始時間・場所・会費の連絡がありました。

●会場がビュッフェスタイル
よくある、ホテルのビュッフェスタイル。
食べ放題でもビュッフェスタイルと、
オーダーバイキングと大きく分かれますよね。

オーダーバイキングなら、店員さんが料理を
運んで来てくれるので座ったままお話できますが
ビュッフェスタイルは全部自分たちで。

お酒など飲み物も1人1人が席を立って取りに行く。
料理もなくなったら自分が席を立って取りに行く。

仲良しグループならこれも良いですが、
会社の忘年会だとかなり気を遣う…。

お局様と言われる方が、テーブルの人数分くらいの
料理を次々と運んでくるので、若い女子は勝手に
持ってこられるのがイヤ!自分の食べたい物は
自分で持ってくる!とテーブルが変な空気に…。

●テーブル同士が遠すぎる
これも、会場がそもそも大人数の宴会を想定して
作られたものではないので仕方ないのですが…。

6人座れるテーブルが一番大きくて、
ほとんどは4人テーブル。

しかもテーブルとテーブルが遠いので、違う席に
座った人たちとはほとんど会話していません。

お座敷なら、席の移動も簡単ですがテーブルだと
満席の状態のところに話しかけに行っても
立ち話だと居づらいし、空いている席に座ると
もともと座っていた人が戻れなくなるし…。

特に今回は、代理店とメーカーが一緒に行う
忘年会だったので、話しづらい環境は最大の失敗。

今回盛り上がらなかった最大の原因は、
このテーブル席だったと思います。

●飲み物の種類が少ない
こちらも、会場が宴会向きではないことが
要因なのですが、お酒もソフトドリンクも種類が
非常に少なかったです。

特にソフトドリンク。
ウーロン茶か、緑茶か、オレンジジュース。
会費を5000円近く払っていて、お酒を飲まない方は
だいぶご不満のようでした…。

●忘年会の会費が謎の金額。
ホテルのビュッフェなので、ホームページを見ると
金額が分かりますよね?

だけど、なぜか会費はそこから1,500円上乗せ。
何か事情があったのかも知れませんが、説明もなく
金額だけ高いと、モヤッとしてしまいます。

うわさでは、その後の2次会費用という事でしたが
ほとんど2次会に参加した人はいないので、それも
モヤッとポイントでした…。

忘年会幹事はお店選びが要!

何だかモヤッとポイントを書いていたら、
グチみたいになってしまいました…。

大切なのは、失敗から学ぶこと!
けっこうたくさんモヤッポイントがあったので、
これを逆に考えれば良いと思います。

特にお店選びは重要です。

●参加者同士が話しやすい環境
参加人数全員が入れるくらいの個室がある所、
しかもお座敷が一番ベストだと思います。

個室でない場合には、周りのお客さんに迷惑を
かけてしまったり、いらないトラブルが発生する
可能性も大きくなってしまうんです…。
お酒の席ですから…。

大人数の宴会や結婚式の2次会も可能なお店なら
店員さんも慣れていると思うので、テーブル席でも
アリかも知れませんが、上述のように話したい人と
話すのには、お座敷のほうが席移動が簡単なんですよね。

●飲み物の種類が豊富
お酒がたくさん飲める人から、甘いのなら飲める、
ノンアルコール、ソフトドリンクが飲みたい。

参加人数が増えれば増えるほど、こういった要望が
入り混じってきますよね。

全員の希望を満たすのは、予算との兼ね合いで
難しいところですが、お店の候補が絞られてきたら
こういったポイントで選ぶのも良いと思います。

●コースかオーダーバイキング
人数が多いと取りまとめるのも大変なので、
コース料理かオーダーバイキングにしておくと
金額も決まっているのでスムーズです。

ただ、忘年会シーズンはお店も忙しいので、
オーダーバイキングにすると料理が出てくるのが
遅くなってしまうかも。

コース料理にしておくと、お店側もある程度先に
準備が出来るので、待たされることは少ないです。
(たまに、料理が並ぶのが早すぎる事もあるのはありますが…)

●お店の立地
失敗談の中に出てくるホテルは、立地は良かったです。
会社からも駅からも歩いていける場所だったので、
それだけは良かったポイント。

よっぽど周囲にお店が無い場合を除いて、会社から
電車を乗り継いで会場に行くのは面倒だと思う人は
少なくありません。

忘年会シーズンにこれだけの条件が整うお店を
確保するには、早く動き出さなければいけません。
11月中から12月上旬頃、もしくは開催日の
1ヶ月前には予約出来るようにしておきたいですね。

また、お店と会費と日時が決まったら、出来るだけ
早く参加者全員に案内メールを送っておくようにしましょう。


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忘年会幹事は会計もスムーズに!

忘年会幹事に任命されたら、お会計も大事な役割!

特に、みんながお酒を飲んで酔っ払ってしまう前に
会費はしっかり徴収しておきましょう。

忘年会前に集めておくのが必須。
とは言え、みんなから預かったお金をずっと
持っておくのも不安が残るので、当日中に
集められるとベストです。

社内で集めるのが難しかった人は、会場に
着いたらすぐに払ってもらうようにしましょう。

また、この時お釣りが出る金額で渡してくる人って
かなり多いです。
(自分じゃない人が幹事になった場合は、
この辺り小さな配慮をしてあげたいですね。)

3,700円とか4,200円とか小銭でお釣りが必要になる
場合は(面倒ですが)、自分で100円玉など
用意しておくと、後から返さないといけない、など
確認事項を増やさなくて済みますよ。

会費をもらう人チェックリストも作っておくと安心です。
会費をもらいながら名前を書いても良いんですが、
人数が多い時には3~4人同時に渡してきたりして
自分が焦ってしまいます。

リストがあれば、チェックを入れるだけで済むので
余裕のある時に作っておけると良いですね。
(後からキャンセルが出た時の管理にも役立ちますよ。)

いただいた会費は、全て1つの封筒などにまとめて
ちゃんと分けておくようにします。
会計前に一度自分でも金額を確認して、お店の方に
お支払いしましょう。

長い時間、しかもお酒の席で大金を持っておくのは
不安が残るので、可能であれば前払いできるように
お店の方にお話ししても良いですね。

最後に

今回は失敗談から学びましたが、やっぱり忘年会は
思いっきり盛り上がりたいものです。

せっかく幹事に任命されたなら、名幹事のおかげで
楽しかったよ!って言ってもらいたいですよね。
事前準備は怠らないようにまっとうしましょう!


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